【文例】忌引き連絡はメールでよい？休日や上司への連絡方法は？わかりやすく解説

家族が亡くなった際、仕事や学校を急遽休まざるを得ないこととなります。また、場合によっては取引先などに打ち合わせ日程を変更してもらう必要も生じるでしょう。

では、家族が亡くなった際の忌引き連絡はメールで行ってもよいのでしょうか？また、メールで忌引き連絡をする際は、どのような内容を記載する必要があるのでしょうか？

今回は、忌引き連絡の方法や伝えるべき事項を解説するとともに、メールで忌引き連絡をする際の文例を送付先ごとに紹介します。

忌引き連絡とは

忌引きとは、親族などが亡くなった際に会社や学校などを休み、一定期間喪に服すことです。その忌引きを伝える連絡を、忌引き連絡といいます。

多くの企業では忌引き休暇の制度が設けられており、一定範囲の親族が亡くなった場合には数日間の休暇が取得できることが多いでしょう。

とはいえ、無断で突然休むこととなれば社内が混乱したり、取引先に迷惑がかかったりします。そのため、身内が亡くなったら、できるだけ早期に忌引きの連絡を入れなければなりません。

忌引き連絡はメールでもよい？

可能であれば、忌引きの連絡は電話でするのがベターです。家族が亡くなったのが日中である場合など、忌引き連絡をすべき先にすぐに連絡が取れるのであれば、電話で連絡するとよいでしょう。

その一方で、深夜や早朝に亡くなった場合などには、必ずしも電話で連絡する必要はありません。そもそも、深夜や早朝には会社に電話がつながらないことが一般的です。

また、上司や取引先担当者の携帯電話番号を知っていても、深夜や早朝に忌引きの電話をすれば相手を困惑させてしまうでしょう。また、日中であっても、ご家族が亡くなったばかりでは、必要事項を上手く電話で伝えられないこともあると思います。

そのような際は、メールで連絡すれば構いません。必要事項をメールしておくことで、出勤した際など相手の都合のよいタイミングで見てもらうことができます。また、必要事項を落ち着いて伝えやすいことも、メールで忌引き連絡をするメリットです。

忌引き連絡で伝えるべきこと

忌引き連絡では、何を伝える必要があるのでしょうか？ここでは、忌引き連絡で伝えるべき項目をまとめて紹介します。

• いつ、どのような関係の相手が亡くなったのか
• 忌引き休暇の期間
• 葬儀の日程
• 緊急連絡先

電話で忌引き連絡をする際はあらかじめこれらの事項をメモしておくなど、落ち着いて伝える準備をすると安心です。また、メールの場合は書いたメールをいったん読み返し、必要事項が記載されていることを確認したうえで送信するとよいでしょう。

いつ、どのような関係の相手が亡くなったのか

1つ目は、いつ、自身とどのような関係の相手が亡くなったのかです。

「本日9月1日の早朝、私の母である葬儀花子が亡くなりました」「10月1日の深夜2時に、私の義父（妻の実父）が亡くなりました」など、いつ誰が亡くなったのかを明確に記載しましょう。なお、会社の場合には、亡くなった相手との続柄によって忌引き休暇の期間が異なることが一般的です。

忌引き休暇の期間

2つ目は、忌引き休暇を申請する期間です。いつからいつまで休暇を取るのか、明確に記載してください。

なお、忌引き休暇の日数については就業規則などで定められていることが一般的です。また、取引先への連絡の場合には、次回の出社予定日（業務上の連絡が可能となる日）を記載しておくとよいでしょう。

葬儀の日程

3つ目は、葬儀の日程です。忌引き連絡をする際は、通夜や葬儀、告別式をいつ行うのかを明確に伝えましょう。

また、連絡時点で詳細が決まっていない場合には、「通夜と告別式に関しましては、詳細が決まり次第改めてご連絡いたします」などとしても構いません。

近年では、近親者のみで葬儀を執り行う家族葬も増えています。会社関係者などによる参列を辞退する場合には、忌引き連絡をする際にその旨を記載しておくとよいでしょう。

たとえば、次の一文などを記載します。

• なお、故人の遺志により、誠に失礼ながら一般参列、ご香典、弔電、ご供物などのご厚志につきましては辞退させていただきます。

緊急連絡先

4つ目は、緊急連絡先です。忌引き休暇中の緊急連絡先として、自身の携帯電話番号などを記載します。

また、取引先に忌引き連絡を送る場合にはあらかじめ勤務先と相談したうえで一時的に別の担当者を立て、その者宛てに連絡してもらうよう記載する場合もあります。

【相手先別】忌引き連絡メールの文例

忌引き連絡のメールは、何をどのように記載すればよいのでしょうか？ここでは、忌引き連絡のメールの文例を相手先ごとに紹介します。

上司に送る忌引き連絡メールの例文

上司に送る忌引き連絡メールの基本の例文は、次のとおりです。

件名：【忌引きのご連絡】父が他界したため、忌引き休暇を申請致します

〇〇部長

お疲れ様です。葬儀一郎です。夜分に申し訳ございません。

本日〇月〇日の22時に、長らく入院中であった実父・葬儀太郎が他界しました。

急な申し出で大変申し訳ないのですが、明日〇月〇日から〇月〇日までの間、忌引き休暇を頂きたく存じます。

通夜・告別式の詳細は、下記のとおりです。

・通夜：〇月〇日　〇時より

・告別式：〇月〇日　〇時より〇時まで

・会場：〇〇斎場（〇〇県〇〇市1-1-1、斎場電話番号：092-XXX-XXXX）

休暇期間中に何かございましたら、以下の番号までご連絡ください。

090-XXXX-XXXX（葬儀一郎携帯電話）

以上、取り急ぎメールでの連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

葬儀や告別式については追って連絡するとした場合における忌引き連絡メールの例文は、次のとおりです。

件名：忌引き休暇の申請について

〇〇部長

お疲れ様です。葬儀一郎です。夜分に申し訳ございません。

本日〇月〇日の22時に、長らく入院中であった実父・葬儀太郎が他界しました。

急な申し出で大変申し訳ないのですが、明日〇月〇日から〇月〇日までの間、忌引き休暇を頂きたく存じます。

通夜・告別式につきましては、詳細が決まり次第改めてご連絡いたします。

休暇期間中に何かございましたら、以下の番号までご連絡ください。

090-XXXX-XXXX（葬儀一郎携帯電話）

以上、取り急ぎメールでの連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

また、葬儀は家族葬で執り行う場合の例文は、次のとおりです。

件名：忌引き休暇のご連絡（葬儀一郎です、忌引き休暇を申請します）

〇〇部長

お疲れ様です。葬儀一郎です。夜分に申し訳ございません。

本日〇月〇日の22時に、実父である葬儀太郎が他界しました。

急な申し出で大変申し訳ないのですが、明日〇月〇日から〇月〇日までの間、忌引き休暇を頂きたく存じます。

通夜は明日〇月〇日、告別式は明後日〇月〇日を予定しております。

なお、誠に勝手ながら、故人の遺志により、一般参列、ご香典、弔電、ご供物などのご厚志につきましては辞退させていただきます。

休暇期間中に何かございましたら、以下の番号までご連絡ください。

090-XXXX-XXXX（葬儀一郎携帯電話）

以上、取り急ぎメールでの連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

取引先に送る忌引き連絡メールの例文

取引先に送る忌引き連絡メールの文例を紹介します。まずは、忌引きに伴い打ち合わせ日程の変更をお願いする場合の文例です。

件名：〇月〇日の打ち合わせ日程変更のお願い

▢▢株式会社

〇〇部　鈴木一郎様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の葬儀一郎です。

〇月〇日にご予定いただいておりました打ち合わせの件でお願いがあり、ご連絡しました。

私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸があったため、日程を変更していただけないでしょうか。

〇月〇日には出社予定ですので、改めて日程調整をさせていただけますと幸いです。

急な申し出となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

私が不在の間、何かございましたら、弊社〇〇課の〇〇までご連絡いただけますと幸いです。

以上、誠に恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。

取引先への忌引き連絡では、具体的に誰が亡くなったかまでは記載せず、「身内の不幸」という程度の表現に留めることも少なくありません。ただし、関係性によっては、「実父が死去しました」のように具体的に誰が亡くなったのかを記載する場合もあります。

また、具体的な打ち合わせの約束はなかったものの、取引先に休暇を伝える場合のメール文例は次のとおりです。

件名：〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただきます

▢▢株式会社

〇〇部　鈴木一郎様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の葬儀一郎です。

私事で大変恐縮ですが、身内に不幸があり、〇月〇日から〇月〇日までの間休暇をいただくこととなりましたので、ご連絡申し上げます。

私が不在の間、何かございましたら、弊社〇〇課の〇〇までご連絡いただけますと幸いです。

以上、誠に恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。

不在時における代わりの担当者を記載しておくことで、取引先が安心しやすくなるでしょう。

学校（大学など）に送る忌引き連絡メールの例文

通学している学校を休む場合に、連絡が必要となる場合があります。ここでは、大学生が自身の通う大学に忌引きの連絡をする場合におけるメールの例文を紹介します。

件名：〇〇学部〇〇学科_学籍番号1234567_葬儀花子_ 忌引きによる講義欠席申請

〇〇教授

メールでのご連絡、失礼致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 学籍番号1234567、葬儀花子です。

昨日〇月〇日に祖父が他界しました。

通夜・葬儀のため、下記の講義を欠席させていただきたく、無理を承知でご連絡しております。

・〇月〇日〇限目　「▢▢▢」

急な訃報のためメールでのご連絡となり申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、場合によっては教授ではなく、学生課などに連絡すべきこともあります。必要な手続きを確認し、適切な相手に忌引き連絡を行いましょう。

忌引き連絡のポイント

忌引き連絡をする際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？ここでは、忌引き連絡の主なポイントを4つ解説します。

• できるだけ早期に連絡する
• 必要に応じて業務の引き継ぎをする
• 忌引きの連絡であることが件名からわかるようにする
• 可能な限り電話でも連絡する

できるだけ早期に連絡する

1つ目は、できるだけ早期に連絡することです。

忌引き休暇は事前に予期できるものではなく、突然の休暇となることが一般的です。そのため、社内で業務の調整が必要となったり、取引先に日程変更をしてもらったりする可能性が生じます。

勤務先や取引先がこれらの変更にスムーズに対応できるよう、忌引き連絡はできるだけ早期に行いましょう。深夜や早朝であってもメールを送信しておけば、相手方の都合のよいタイミングで確認してもらうことが可能です。

必要に応じて業務の引き継ぎをする

2つ目は、必要に応じて業務の引き継ぎをすることです。

いくら忌引き休暇であっても、業務を一切引き継ぐことなく休暇に入り連絡も付かないとなれば、社内で混乱が生じてしまいかねません。また、取引先からの問い合わせに社内で対応できる人がいなければ、トラブルに発展するおそれもあります。

そのため、忌引きの連絡を入れる際は、必要に応じて業務の引き継ぎを行いましょう。

忌引きの連絡であることが件名からわかるようにする

3つ目は、忌引きの連絡であることが件名から一目で分かるようにすることです。

メールのやり取りが多い職場である場合、1日に何十件ものメールが届く事は珍しくありません。また、役職や業務内容によっては、CCなどを含めた受信件数が100件を超える場合もあるでしょう。そのため、件名がわかりづらければ忌引き連絡が見落とされてしまうおそれがあります。

そのような事態を避けるため、忌引き連絡であることが一目で分かる件名とすることをおすすめします。勤務先への忌引き連絡の件名の例は、次のとおりです。

• 【忌引き申請】父死去により、忌引き休暇を申請します
• 忌引き休暇のご連絡_営業部〇〇です、忌引き休暇を申請します
• 忌引き連絡と業務引き継ぎについて

また、取引先などへ送る場合は、内容に応じて次の件名などにするとよいでしょう。

• 〇月〇日の打ち合わせ日程変更のお願い
• 明日〇月〇日のご訪問日程変更のお願い
• 本日より忌引き休暇を頂くため緊急連絡先をお知らせします

どのような用件のメールであるのか、本文を見なくともある程度推測できる件名とするのがポイントです。

可能な限り電話でも連絡する

4つ目は、可能な限り電話でも連絡をすることです。

忌引き連絡をメールで入れたとしても、勤務先から業務の引き継ぎなどについて確認したい事態が生じる場合もあるでしょう。しかし、いくら緊急連絡先を書いたとしても、ご家族が亡くなった直後の従業員に業務上の電話をすることは憚られることが多いと思います。

そのため、可能であれば、自身が落ち着いたタイミングで勤務先へ電話を入れるとよいでしょう。

忌引き休暇は何日？

一般の会社員の場合、忌引き休暇の日数が法律などで定められているわけではありません。

忌引き休暇の日数は、会社ごとに就業規則で定められています。一般的には、亡くなった方との関係性に応じて、次の程度の日数が定められていることが多いでしょう。

ただし、これはあくまでも目安であり、すべての企業がこの日数で定めているわけではありません。そのため、勤務先における正確な忌引き休暇の日数を知りたい場合には、就業規則などを確認する必要があります。

なお、公務員の場合も国家公務員の場合と地方公務員の場合とで規程が異なるうえ、地方公務員の場合は自治体によって異なります。そのため、自身に適用される規程を確認しておくとよいでしょう。

まとめ

忌引き連絡の概要とポイントを解説するとともに、忌引き連絡をメールでする場合の文例をケースごとに紹介しました。忌引き連絡は電話が望ましいものの、時間帯や状況によってはメールでの連絡でも構いません。

メールで忌引き連絡をする際は、「いつ、誰が亡くなったのか」「いつまで忌引き休暇を取得するのか」など必要な事項に漏れがないよう、明確に記載しましょう。また、相手が見落とす事態を避けるため、メールを開かずとも内容が分かる件名とするのもポイントです。

忌引き連絡は業務の調整や予定変更などでできるだけ相手方に負担を掛けないよう、早期に連絡を入れるとよいでしょう。

家族葬のアイリスでは、全国対応で葬儀のトータルサポートを行っています。ご家族が亡くなられた際にご連絡いただけましたらすぐに担当者が駆け付けてサポートいたしますので、まずはお気軽にご連絡ください。お電話は24時間365日受け付けているため、早朝や深夜でもご遠慮いただく必要はございません。