メールでの「訃報」の伝え方は？送付先別に文例・注意点をわかりやすく解説

家族などに訃報があった場合、その旨を親戚や故人の友人、勤務先の企業などに伝える必要が生じます。しかし、訃報をどのように伝えればよいか、戸惑う人も少なくないでしょう。

訃報は、メールで送っても問題ないのでしょうか？また、訃報のメールは、どのような文面にすればよいのでしょうか？今回は、訃報メールの文例を紹介するとともに、ポイントや注意点などをわかりやすく解説します。

訃報はメールで送ってよい？

家族などが亡くなったことを知らせる訃報をメールで送っても良いのか悩む人は少なくないでしょう。はじめに、訃報をメールで送ることの是非について解説します。

近しい人には可能な限り電話がベター

故人と近しい人にとって、訃報は非常にショッキングな知らせです。重大な知らせであるため、近しい相手には、可能な限り電話で行うべきでしょう。故人の近親者や特に親しくしていた相手には、まずは電話での連絡を試みることをおすすめします。

訃報をメールやLINEで送ってもよいケース

訃報は電話が望ましいとはいえ、自身も動揺しやるべきことや決めるべきことが山積みの状況で、すべての知人に電話を掛けることは現実的ではないでしょう。また、電話を掛けても、すぐにつながるとは限りません。

そのため、次の場合などには、訃報をメールやLINEなどで送っても問題ないでしょう。

近親者や故人と特に親しくしていた相手に電話を掛けたものの、電話がつながらない場合
メールやLINE以外の連絡先を知らない場合
勤務先などへの連絡である場合
訃報を伝えるべき相手が多数である場合

訃報メールに記載すべきこと

訃報メールには、相手に伝えるべき情報を漏れなく記載しなければなりません。ここでは、主に記載すべき事項を3つ紹介します。慌てずに、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

亡くなった方の情報
亡くなった方と自身との関係性
葬儀の情報

亡くなった方の情報

訃報メールには、亡くなった方の情報を記載します。主に記載すべきであるのは、次の事項です。

亡くなった方の氏名
亡くなった日と年齢

併せて、療養中であった病気が原因で亡くなった場合には、「かねてより入院加療中でございましたが、この数日で病状が悪化し永眠いたしました」など、亡くなった原因や状況を記載することもあります。なお、自死などの場合には、死因までは記載しないことが一般的です。

亡くなった方と自身との関係性

訃報のメールには、メールの送信者と亡くなった方との情報を記載します。

特に、送信者自身と訃報メールを送る相手とに親交がなかった場合において、送信者が誰であるかわからないと、相手を困惑させてしまう可能性があります。たとえば、「〇〇〇〇の長男である□□です」など、冒頭で関係性を伝えると良いでしょう。

葬儀の情報

訃報メールには葬儀の情報を記載します。

葬儀については、日時や場所、葬儀社の連絡先、仏教宗派など、相手が葬儀に参列したり供物などを手配したりするために必要な情報を記載してください。また、香典や供物、供花などを辞退する場合は、その旨を明記します。

葬儀について詳細が決まっていない場合は取り急ぎ訃報のみを伝え、「葬儀の詳細については、後ほど改めてご連絡します」などとしても構いません。近しい相手には、葬儀の詳細が決まる前に連絡すべき場合もあるためです。

また、近年では家族葬も増えており、一般参列を断る場合もあるでしょう。家族葬で行うのであれば、葬儀については近親者のみで行う旨を記載してください。記載がなければ多くの方が参列に訪れ、スペースが不足したり用意した会葬礼状が不足したりして混乱が生じるおそれがあるためです。

訃報メールの文例

訃報メールは、どのように作成すればよいのでしょうか？ここでは、訃報メールにそのまま使える文例をケースごとに紹介します。文例をコピーしたうえで、適宜修正してご利用ください。

親族宛の訃報メール文例

親族宛の訃報メールの文例は、次のとおりです。

〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

葬儀太郎の長男　葬儀一郎です。

父　葬儀太郎　につきましては、かねてより入院加療中でございました。

完治に向けて治療を続けてまいりましたが、〇月〇日午後〇〇時〇〇分、〇〇歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

なお、通夜ならびに葬儀式告別式は下記の日程で、仏式にて執り行います。

通夜：〇月〇日（土）〇〇時～
葬儀告別式：〇月〇日（日）〇〇時〜〇〇時
斎場：家族葬のアイリス〇〇会館（住所：福岡県〇〇市〇〇1-1-1／電話：0120-XXX-XXX）
喪主：葬儀一郎（長男）

また、葬儀の詳細が決まる前に訃報メールを送る場合の文案は、次のとおりです。

〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

葬儀太郎の長男　葬儀一郎です。

父　葬儀太郎　につきましては、かねてより入院加療中でございました。

完治に向けて治療を続けてまいりましたが、〇月〇日午後〇〇時〇〇分、〇〇歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

なお、通夜ならびに葬儀告別式につきましては、詳細が決まり次第お知らせいたします。

いずれも、いつ誰が亡くなったのか、そして送信者が誰であるのかが分かるよう、簡潔に記載しましょう。

故人の友人宛の訃報メール文例

故人の友人や知人に宛てた訃報メールは、先ほど紹介した親族宛のもの（通夜や告別式の詳細について記載があるもの）と同じで構いません。まずは、香典や供物などを辞退する場合の文例を紹介します。

〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

葬儀太郎の長男　葬儀一郎です。

父　葬儀太郎　につきましては、かねてより入院加療中でございました。

完治に向けて治療を続けてまいりましたが、〇月〇日午後〇〇時〇〇分、〇〇歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

なお、通夜ならびに葬儀式告別式は下記の日程で、仏式にて執り行います。

通夜：〇月〇日（土）〇〇時～
葬儀告別式：〇月〇日（日）〇〇時〜〇〇時
斎場：家族葬のアイリス〇〇会館（住所：福岡県〇〇市〇〇1-1-1／電話：0120-XXX-XXX）
喪主：葬儀一郎（長男）

尚、誠に勝手ながら香典、供花、供物などの御厚志につきましては辞退させていただきます。何卒宜しくお願い申し上げます。

香典や供花などを辞退する場合は、その旨を明記しましょう。

また、家族葬とする場合は、友人や知人には葬儀を終えてから訃報を知らせることが一般的です。葬儀前に訃報メールを送ると、一般葬であると思い参列する者が生じるおそれがあるためです。

葬儀を終えてから訃報を知らせるメールの文案は、次のとおりです。

〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

葬儀太郎の長男　葬儀一郎です。

父　葬儀太郎　につきましては、かねてより入院加療中でございました。

完治に向けて治療を続けてまいりましたが、〇月〇日午後〇〇時〇〇分、〇〇歳にて永眠いたしました。

早速お知らせ申し上げるべき処でございましたが、御通知が遅れました事深くお詫び申し上げます。

尚、葬儀告別式は、〇月〇日に家族のみで執り行いました。

誠に勝手ながら香典、供花、供物などの御厚志につきましては、故人の意思により固く辞退させていただきます。

ここに生前のご厚誼を深謝し、衷心より御礼申し上げます。

連絡が遅れたことをお詫びしつつ、亡くなった旨や葬儀を終えた旨を伝えましょう。

喪主の勤務先宛の訃報メール文例

家族が亡くなった場合、喪主の勤務先への連絡が必要となります。

この場合における訃報メールの文例は、次のとおりです。

〇〇部　部長　〇〇〇〇様

〇〇課の葬儀一郎です。

実父がかねてより病気療養中でありましたところ、〇月〇日に他界いたしました。

下記、ご報告申し上げます。

死亡者氏名：葬儀太郎（享年〇〇歳）
続柄：実父
死亡日：〇月〇日

つきましては、〇月〇日から〇月〇日までの〇日間、忌引き休暇を申請致します。

尚、この度の葬儀は故人の遺志により、家族葬として執り行うことと致しました。

誠に失礼ながら、葬儀へのご参列、ご香典、ご供花、ご供物などのご厚志につきましては辞退させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

この場合は、忌引き休暇の申請と兼ねることが少なくないでしょう。いつ、誰が亡くなったのかとともに、忌引き休暇の期間を記載します。また、会社関係者による参列や香典などを辞退する場合は、その旨を明記します。

社内の関係者宛の訃報メール文例

従業員などが亡くなった場合、人事部などが関係する社内の部署に通知することとなります。この場合の訃報メールの文例は、次のとおりです。

社員各位

〇〇部の葬儀太郎殿が、ご病気のため、〇月〇日に享年〇〇歳にてご逝去されました。

ご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせ申し上げます。

通夜および葬儀告別式は、下記の日程にて、仏式にて執り行われます。

通夜：〇月〇日（土）〇〇時～
葬儀告別式：〇月〇日（日）〇〇時〜〇〇時
斎場：家族葬のアイリス〇〇会館（住所：福岡県〇〇市〇〇1-1-1／電話：0120-XXX-XXX）
喪主：葬儀一郎様（ご令息様）

尚、御厚志についてはご家族がご辞退を希望されておりますので、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

亡くなった旨や葬儀告別式などの情報を簡潔に記載するとともに、家族が香典などを辞退している場合にはその旨を記載します。

社外の関係者宛の訃報メール文例

会社の役員などが亡くなった場合には、社外の関係者にその旨を伝える必要があります。ここでは、社長が亡くなり、取引先などに社葬の案内をする場合のメール文案を紹介します。

〇〇株式会社　御中

弊社代表取締役社長　葬儀太郎　儀かねてより病気療養中であったところ

〇月〇日午前〇時〇〇分　享年〇〇歳にて逝去いたしました

ここに生前の御厚誼に心より感謝し　謹んでお知らせ申し上げます

葬儀告別式は社葬をもって下記のとおり執り行います

日時：〇月〇日（月）葬儀〇時～〇時・告別式〇時～〇時
場所：家族葬のアイリス〇〇会館（住所：福岡県〇〇市〇〇1-1-1／電話：0120-XXX-XXX）
仏式　〇〇宗
喪主：〇〇株式会社　専務取締役　葬儀一郎（長男）
本件お問い合わせ先：〇〇株式会社　人事部　鈴木（電話：092-XXX-XXXX、メール：XXX＠XX.XX）

尚、ご家族の意向により　御厚志については固くご辞退申し上げます

この場合は喪主のほか、社内の担当者や連絡先を明記するとよいでしょう。

訃報メールを送るタイミングと順序

訃報メールは、いつどのような順序で送ればよいのでしょうか？ここでは、タイミングと順序について解説します。

訃報メールを送るタイミング

親族には、故人が亡くなったらできるだけすぐに連絡しましょう。葬儀の詳細が決まっていなければまずは訃報のみを連絡し、その後葬儀の詳細が決まり次第、追って葬儀の場所などを連絡します。

一方、故人の友人や会社関係者などには、葬儀の詳細が決まってから葬儀の情報とともに連絡を入れることが一般的です。

訃報メールを送る順序

訃報は、次の順序で知らせることが一般的です。

近親者
故人の知人や友人
故人の勤務先など、仕事の関係者
喪主や家族の勤務先など

なお、遠方の者は葬儀に参列するため、宿泊先や交通手段などを手配することとなります。そのため、特に早い段階で連絡を入れるとよいでしょう。

訃報メールに関するその他の注意点

訃報メールを送る際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？最後に、訃報メールを送る際の注意点をまとめて解説します。

訃報以外の要件を記載しない
絵文字や顔文字の使用は避ける
時候の挨拶などは不要である
要件を簡潔に記載する

訃報以外の要件を記載しない

1つ目は、訃報以外の要件を記載しないことです。

訃報メールで、訃報と関係のない内容を記載することは避けるべきでしょう。たまたま別件でその相手に連絡をすべき要件があるとしても、訃報メールでは他の要件を書かないことが一般的です。

絵文字や顔文字の使用は避ける

2つ目は、絵文字や顔文字の使用は避けることです。

訃報メールで絵文字や顔文字を使用することは一般的ではなく、相手をぎょっとさせてしまうかもしれません。

また、丸で囲われた数字などの機種依存文字も避けた方がよいでしょう。機種依存文字は文字化けする可能性があり、内容が適切に伝わらないおそれがあるためです。

時候の挨拶などは不要である

3つ目は、時候の挨拶などは不要であることです。時候の挨拶とは、挨拶状などでよく使用される「陽春の候」や「暑さ厳しき折、いかがお過ごしでしょうか」などの表現です。

訃報は取り急ぎ伝えるものであり、時候の挨拶の記載は適しません。なお、メールではなく書状で亡くなった旨を伝える「死亡通知」でも、時候の挨拶は省くことが一般的です。

要件を簡潔に記載する

4つ目は、要件を簡潔に記載することです。

訃報メールに必要な情報が漏れていたり、長文で必要な情報が読み取りづらかったりすれば、相手を困惑させてしまうかもしれません。また、葬儀の場所や日時など必要な情報が書かれていなければ、さまざまな相手から質問の連絡が入り対応に追われる可能性もあります。

そのため、訃報メールでは相手が知りたい情報が一目で分かるよう、必要な情報を簡潔に記載しましょう。

まとめ

訃報メールの文例をケース別に紹介するとともに、記載すべき内容や注意点などを解説しました。

訃報は電話などで知らせることが丁寧であるものの、すべての関係者に電話をすることは困難です。また、電話がつながらない場合や、メール以外の連絡先を知らない場合もあるでしょう。そのような場合には、訃報をメールで送ることが有力な選択肢となります。

訃報メールには、「いつ、誰が亡くなったのか」や「自分は誰なのか」「葬儀はいつ、どこで、どのような宗派・形式で行うのか」などを、簡潔に漏れなく記載しましょう。また、香典などを辞退する場合や、葬儀を近親者のみで執り行う場合には、その旨も明記してください。時候の挨拶や、他の要件を記載しないこともポイントです。

家族葬のアイリスは、全国で葬儀のトータルサポートを行っています。ご家族が亡くなってお困りの際や、葬儀後の手続きも含めてトータルでお手伝いできる葬儀場をお探しの際などには、アイリスまでお気軽にご相談ください。

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